Projektiraportit

Projektiraportti on dokumentti, jolla projektiin liittyviä tuloksia, edistymistä ja taloudellista tilannetta viestitään sidosryhmille. Sen tarkoituksena on tukea päätöksentekoa, lisätä läpinäkyvyyttä ja tallentaa projektin historiaa sekä vastuullisuutta.

Raportteja voidaan laatia säännöllisesti kuten status- tai kuukausiraportteja, sekä erillisinä loppuraportteina tai vaiheiraporteina. Keskeisiä kohderyhmiä ovat projektin sponsori, ohjausryhmä, tiimi, asiakkaat ja mahdolliset viranomaiset.

Projektiraportin tyypillinen sisältö sisältää tiivistelmän, taustatiedot, tavoitteet ja laajuus, aikataulun ja etenemisen, budjetin ja kustannuskehityksen, riskit ja ongelmat sekä ratkaisut muutoksiin, päätökset ja seuraavat toimenpiteet. Lisäksi raporttiin voidaan sisällyttää laadun mittareita sekä riippuvuuksia.

Rakenne vaihtelee organisaation mukaan, mutta usein raportti sisältää johdon tiivistelmän, projektin nykytilan, keskeiset numerot, riskit ja toimenpiteet sekä seuraavan jakson tavoitteet. Prosessi muodostuu tietojen keruusta projektinhallintajärjestelmistä, tiedon analysoinnista, raportin laatimisesta, tarkastuksesta ja hyväksynnästä sekä jakelusta sidosryhmille ja arkistoinnista.

Soveltuvuutta ja standardeja koskeva huomio: käytännöt vaihtelevat, mutta monet organisaatiot noudattavat laajasti PMBOKin, PRINCE2:n tai muiden organisaatioiden raportointikäytäntöjä, jotka korostavat läpinäkyvyyttä, valtuuksien käyttöä ja toimenpiteiden seuraamista. Projektiraporttien laatu riippuu ajantasaisuudesta, tiedon oikeellisuudesta ja relevanssista; haasteita voivat olla datan keruuseen kuluva aika sekä muutosten hallinta.