Policydokumentet

Policydokumentet är ett formellt dokument som anger principer, mål och regler som styr beslut och åtgärder inom en organisation. Det beskriver ofta vad som ska följas, vem som är ansvarig och hur efterlevnad ska uppnås. Syftet är att främja tydlighet, rättssäkerhet och enhetliga arbetsrutiner samt att underlätta styrning och riskhantering.

Innehållet varierar mellan dokument, men vanliga delar är en policybeskrivning, omfång och tillämpning, ansvarsroller, principer och normer för beteende, processer för beslut och åtgärder, samt krav på dokumentation, uppföljning och sanktioner vid bristande efterlevnad. Många policydokument innehåller också krav på utbildning, kommunikation och revision.

Utveckling och förvaltning kräver engagemang från ledning och berörda funktioner. En policy ska formellt godkännas, dokumenteras, versioneras och tidsbestämmas med översyn. Den ska göras tillgänglig för berörda parter och kommuniceras på ett sätt som stödjer faktisk efterlevnad.

Relationen till regelverk är central: policydokument ska överensstämma med lagar, regler och standarder samt stödja intern kontroll och governance. De används som beslutsunderlag och referens i vardagliga arbetsrutiner samt i riskbedömningar och compliancearbete.

Exempel på vanliga policydokument är informationssäkerhetspolicy, uppförandekod, integritetspolicy, arbetsmiljöpolicy, dataskyddspolicy, användarpolicy och inköpspolicy.