Overdokumentasjon

Overdokumentasjon er et begrep som beskriver praksisen med å produsere mer dokumentasjon enn prosjektet trenger. Det oppstår ofte i IT- og ingeniørprosjekter, offentlige forvaltningsprosesser og andre miljøer der det stilles omfattende krav til dokumentasjon. Hovedbudskapet er at dokumentasjonen blir tykk, rigid og vedlikeholdskrevende i forhold til verdien den gir, noe som fører til at viktig informasjon drukner i mengden.

Årsaker inkluderer forventninger om full sporbarhet, risikostyring og regulatoriske krav som er ment å dekke alle tenkelige scenarier, samt en kultur der godkjenning og signoff blir sett på som viktigere enn praktisk nytte. Det kan også skyldes manglende eierskap, maler som er for komplekse, eller prosesser som belønner fullstendig dokumentasjon fremfor relevant innhold.

Effekter av overdokumentasjon inkluderer økt administrativt arbeid, vanskeligere vedlikehold, forvirring blant brukere og utviklere, og risiko for utdaterte eller motstridende filer. Dokumentasjonen kan bli fragmentert over tid og gjøre det vanskelig å finne kritisk informasjon som beslutninger og grensesnitt.

For å hindre overdokumentasjon, er det viktig å finne en balanse mellom nødvendig sporbarhet og pragmatisk dokumentasjon. Dette kan innebære å definere et minimum av dokumentasjon, tydelig eierskap, en levende dokumentasjonspraksis, fokus på viktige beslutningsdokumenter og grensesnitt, samt regelmessig gjennomgang og fjerning av utdaterte filer. Relaterte begreper inkluderer underdokumentasjon og dokumentasjonsgjeld.