Ostotilauksia

Ostotilaukset (ostotilaus) ovat virallinen kaupallinen asiakirja, jolla yritys sitoutuu ostamaan määriteltyjä tavaroita tai palveluita toimittajalta tietyin ehdoihin. Ostotilaus syntyy usein hankintaprosessin seuraavaksi askeleeksi, kun tarve on hyväksytty ja budjetti varattu. Tilauksessa ilmoitetaan toimittaja, toimitusosoite, toimituspäivämäärä sekä yksittäiset rivit, joissa kuvataan tuote tai palvelu, määrä, yksikköhinta sekä mahdolliset alennukset ja verot. Tilauksella on usein tilausnumero ja viitteet, joiden avulla tilausta voidaan seurata sekä toimittajan että vastaanottajan järjestelmissä.

Ostotilaus on oikeudellisesti sitova vasta, kun toimittaja sen vahvistaa. Siksi tilauksessa on tärkeää olla ajan tasalla oikeat tiedot, kuten tuotteiden koodit tai artikkelinumerot, toimituksen ehdot sekä maksuehdot. Ostotilauksia voidaan muodostaa useissa muodoissa, esimerkiksi standardi tilaus, blanket- tai standing order sekä sopimukseen perustuva tilaus, jossa tilaukset poimitaan suuremmasta sopimuksesta.

Elinkaarensa aikana ostotilaus voi edetä kohti lähettämistä toimittajalle, tilauksen hyväksyntää, tilauksen vahvistusta sekä mahdollisia muutoksia (muutostilaukset). Tilausten vastaanotto ja tavaran tai palvelun suoritus käynnistää vastaanoton, laskutuksen ja maksun prosessin. Ostoprosessia tukevat usein sähköiset tilaukset, kuten EDI- tai ERP-järjestelmien kautta tapahtuva tiedonsiirto, jotka parantavat läpinäkyvyyden, seurannan ja taloudellisen kontrollin hankinnoissa.

Ostotilaukset ovat keskeinen osa hankintojen hallintaa, varastonhallintaa ja kustannusten valvontaa sekä auttavat varmistamaan toimitusvarmuuden ja toimittajayhteistyön pitkäjänteisyyden.