Ostolaskuista

Ostolaskuista on suomalaisessa kirjanpidossa ja yritysmaailmassa termi, joka viittaa toimittajilta vastaanotettuihin laskuihin. Ostolaskut muodostavat yrityksen ostovelat ja niillä on keskeinen rooli hankintaprosessissa sekä arvonlisäveron kirjanpidossa.

Ostolaskuun sisältyy yleensä toimittajan nimi, laskunumero, laskun päiväys, eräpäivä, tuotteiden tai palvelujen erittelyt, hinnat, ALV-osuus ja kokonaismäärä sekä mahdollinen viite tilauksesta. Laskut voivat olla useassa muodossa: paperinen, sähköinen (e-lasku) tai skannattu/digitoitu lasku. Kansainvälisesti ja EU-tasolla on kehitteillä tai käytössä standardeja, kuten PEPPOL, sähköisen laskutuksen edistämiseksi.

Käsittely: Ostolaskut hyväksytään, ne kohdennetaan oikeaan kustannuspaikkaan ja tilikarttaan, ja ne yhdistetään usein ostotilaukseen (PO) tai muuhun ostosprosessiin. Lasku kirjataan, ja arvonlisävero on yleensä vähennyskelpoinen, kun lasku liittyy verolliseen liiketoimintaan. Maksu suoritetaan eräpäivänä tai sen jälkeen, jolloin maksuperusteet päivitetään ja velka poistuu taseesta.

Arkistointi ja säilytys: Ostolaskut tulee säilyttää tilinpäätöksen verovaatimusten ja auditointien vuoksi. Kansallinen lainsäädäntö edellyttää kirjanpitokirjojen säilyttämistä useamman vuoden; yleisesti suositellaan vähintään kuuden vuoden ajan tilikauden päättymisestä. Digitaaliset laskut mahdollistavat tehokkaamman arkistoinnin, haku- ja hyväksyntäprosessit sekä paremman verotuksellisen läpinäkyvyyden.

Erotus myyntilaskuista: Ostolasku on yrityksen vastaanottama lasku toimittajalta, kun taas myyntilasku on yrityksen lähettämä lasku asiakkaalle. Ostolaskujen hallinta kuuluu usein hankintaprosessiin ja hankinta- tai palkkionhallintajärjestelmiin osana P2P-ketjua.