Oppbevaringsrutiner

Oppbevaringsrutiner er systematiske prosedyrer for hvordan materiell, dokumenter og data skal lagres for å sikre integritet, tilgjengelighet og sikkerhet. De fastsetter hvordan eiendeler bør merkes, organiseres og kontrolleres gjennom hele lagringsprosessen. Målet er å forhindre skade, tap, tyveri og forringelse, samtidig som gjenfinning og tilgang skjer effektivt og sikkert.

Omfanget inkluderer fysiske gjenstander som arkiv, verktøy, produksjonsmaterialer og kjemikalier, samt elektroniske filer og digitale medier. Oppbevaringsrutiner må ta høyde for risiko, for eksempel temperatur og fuktighet, emballasje, merkingsprinsipper, og avfallshåndtering. Rutinen legger vekt på tilgjengelighet for autoriserte brukere og begrenset tilgang for uvedkommende.

Nøkkelprinsipper er tydelig merking og klassifisering, riktig plassering, regelmessig inspeksjon og dokumentasjon av bevegelse og avvik. Lagringsbetingelser og håndtering av varer bør være standardisert, og rutiner for flytting, retur og omplassering bør være klare. Retensjonstider og avhending må dokumenteres i samsvar med lover og interne retningslinjer.

Implementering krever klart definerte roller og ansvar, opplæring av ansatte og regelmessige kontroller. Oppbevaringsrutiner bør gjennomgås ved endringer i prosesser, teknologi eller regelverk, og være en del av ledelsens styringssystem for kvalitet, helse, miljø og sikkerhet og informasjonssikkerhet.