Ohjausryhmät

Ohjausryhmä on organisaation tai hankkeen hallinnollinen ohjauselin, joka vastaa strategisesta suunnasta, valvonnasta ja päätöksenteosta. Sen tehtävänä on varmistaa, että projekti tai ohjelma etenee tavoitteiden, aikataulun ja kustannusten puitteissa sekä tuottaa aiotut hyödyt. Ohjausryhmä toimii ylimääräisen johdon tahon ja projektin päivittäisen johdon välikappana, eikä korvaa projektipäällikön arkipäiväistä johtamista.

Suhteellinen koostumus vaihtelee hankkeen mukaan, mutta tyypillisesti siihen kuuluu projektin sponsor, tilaaja- tai käyttäjäedustajat, keskeiset sidosryhmät, projektin johtoryhmästä ei-käytännön päätöksiä tekevä edustus sekä tarvittaessa talous- tai riskiasioista vastaavia. Jäsenyys ja vastuut määritellään hankkeen toimintaohjeissa tai valtuutusasiakirjassa. Kokoukset järjestetään säännöllisesti (esim. kerran kuukaudessa tai kvartaaleittain), ja päätökset tehdään ennalta määriteltyjen äänivalta- ja läsnäolovaatimusten mukaisesti.

Vastuut ja päätöksenteko kattaa projektisuunnitelman ja budjetin hyväksymisen, merkittävät muutokset, riskien hyväksymisen ja hyväksytyt toimintasuunnitelmat sekä hyödynrealisaation seurannan. Ohjausryhmä ohjaa viestintää ja varmistaa, että projektin tulokset tukevat organisaation strategiaa. Se ei kuitenkaan vastaa päivittäisestä johtamisesta tai toteutuksesta; nämä kuulumiset projektipäällikölle ja projektitiimille.

Prosessi perustuu selkeään valtuutuskehykseen, kokous- ja tiedonjakokäytäntöihin sekä dokumentointiin (pöytäkirjat, päätösasiakirjat, riskiloki, hyötyrekisteri). Hyvät käytännöt tukevat nopeaa ja läpinäkyvää päätöksentekoa sekä harmonisoitua sidosryhmien viestintää. Mahdollisia riskitekijöitä ovat liian suuri politiikka tai epäselvä vastuunjako sekä päätösten viivästyminen.