Møteformen

Møteformen betegner den måten et møte organiseres og gjennomføres på, inkludert regler, prosedyrer og roller som sikrer en ordnet, rettmessig og dokumenterbar beslutningsprosess. Formålet er å legge til rette for deltakelse, tydelig saksgang og en pålitelig protokoll slik at beslutninger kan etterprøves.

Grunnelementene inkluderer innkalling og dagsorden, møteleder, sekretær eller protokollfører og nødvendige saksdokumenter. Dagsorden fastsettes på forhånd, og under møtet behandles sakene i den angitte rekkefølgen. Talerett, ordstyrer og regler for ordskifte regulerer diskusjonen og flyten.

Behandlingen følger ofte en standard saksgang: presentasjon, eventuell høring, diskusjon og avslutning med avstemming. Avstemning kan være åpen eller skriftlig, og vedtak fattes vanligvis ved flertall av de avgitte stemmer blant de tilstedeværende, med eventuelle krav om kvalifisert flertall i spesielle saker. Protokollen dokumenterer beslutninger, stemmer og eventuelle tillegg.

Det finnes ulike møteformer, for eksempel ordinære og ekstraordinære møter, generalforsamlinger og styremøter, samt åpne (offentlige) og lukkede møter avhengig av organisasjonens regelverk og praksis.

Juridiske rammer varierer etter type organisasjon. Lokale lover og vedtekter regulerer hvordan møter skal innkalles, saksbehandling og protokollføring.