Määrittämisprosessi

Määrittämisprosessi on vaihe projektissa, jossa ongelma, tarve ja tavoitteet määritellään sekä dokumentoidaan. Se kuuluu usein vaatimustenhallinnan, järjestelmä- ja tuotesuunnittelun sekä projektinhallinnan piiriin. Prosessin tarkoituksena on luoda yhteinen ymmärrys siitä, mitä kehitetään, miksi ja millä ehdoilla, sekä varmistaa, että ratkaisut ovat testattavissa, toteutettavissa ja hyväksyttäviä sidosryhmille.

Keskeiset vaiheet voivat sisältää sidosryhmien kartoituksen, ongelman ja tavoitteiden muotoilun, rajojen määrittelyn (scope), vaatimusmäärittelyn ja priorisoinnin, sekä hyväksyntä- ja muutoksenhallinnan. Tavoitteena on saavuttaa selkeä toimitettavien ominaisuuksien ja ei-toivotun lisäarvon erottelu sekä luotettava jäljitettävyys vaatimuksista toteutukseen ja testaukseen.

Tulokset ja tuotokset sisältävät usein määritelty vaatimusdokumentti, tavoite- ja rajausehdotus sekä hyväksyntälista. Oleellinen osa on jäljitettävyyden hallinta, jolla yhteiset vaatimukset voidaan kytkeä suunnitteluun, toteutukseen ja testaukseen.

Menetelmät ja työkalut vaihtelevat, mutta yleisiä ovat haastattelut, työpajat, käyttötapaukset ja käyttäjätarinat, sekä visuaaliset mallit, kuten prosessi- ja järjestelmäkaaviot. Priorisointityökalut (esimerkiksi MoSCoW tai Kano) auttavat asettamaan vaatimusten tärkeysjärjestyksen.

Haasteita voivat aiheuttaa epäselvät tai ristiriitaiset vaatimukset, sidosryhmien sitoutumisen puute, muuttuvat olosuhteet sekä muutoshallinnan puutteet. Hyötynä on selkeämpi projektisuunta, vähentynyt riski virheistä sekä helpompi testaus ja hyväksyminen.

Roolit voivat sisältää liiketoiminta-analyyttikon, määritysasiantuntijan, tuoteomistajan sekä projektipäällikön, jotka yhdessä varmistavat, että määrittämisprosessi tuottaa selkeitä ja saavutettavissa olevia vaatimuksia.