Licensförvaltning

Licensförvaltning är processen att övervaka, styra och optimera användningen av licenser för programvara och andra licensierade tillgångar inom en organisation. Målet är att säkerställa efterlevnad av licensvillkor, minimera risker vid externa granskningar och samtidigt optimera kostnaderna genom att undvika över- eller underlicensiering samt onödiga förnyelser.

Inom licensförvaltning ingår vanligtvis inventering av licenser och tillgångar, övervakning av faktisk användning, kontraktshantering och uppföljning av licensvillkor. Andra viktiga aktiviteter är policyutveckling för hur licenser används, budget- och kostnadsstyrning, samt rapportering och dokumentation som underlag för revisioner och beslutsfattande. Processerna syftar till att skapa tydlighet kring vilka licenser som finns, hur de används och när de bör förnyas eller uppgraderas.

Licensförvaltning är ofta en central del av Software Asset Management SAM och är vanligtvis integrerad i bredare IT- och tillgångshanteringssystem (ITAM). Standarder som ISO/IEC 19770-1 används för att beskriva metoder och roller. Verktyg för licensförvaltning eller ITAM-SAM-verktyg stödjer automatisk upptäckt av programvara, licensmatchning, licensrundor och rapportering.

Utmaningar inkluderar datakvalitet, omvänd spårning av shadow IT, komplexa licensvillkor och varierande affärsmodeller (per användare, per enhet eller per kärna). Fördelarna täcker kostnadsbesparingar, ökad regelefterlevnad, bättre leverantörsförhandlingar och starkare riskhantering.