Käsittelykäytännöt

Käsittelykäytännöt ovat organisaation määrittelemiä standardoituja toimintatapoja, joiden tarkoitus on varmistaa turvallinen, laadukas ja tehokas käsittely kaikissa prosesseissa. Ne kattavat sekä fyysisen aineiston käsittelyn (varastointi, liikuttaminen, jäte, arvonlisäys) että tiedon käsittelyn (kerääminen, tallennus, muokkaus, siirtäminen) sekä palvelujen tuottamisen. Käsittelykäytännöt sisältävät vastuut, työvaiheet, dokumentaation ja valvonnan sekä riskien arvioinnin ja jatkuvan parantamisen.

Tietojen käsittelyn käytännöt huomioivat koko tietojärjestelmän elinkaaren: keräyksen, tallennuksen, käytön, jakamisen, arkistoinnin ja poistamisen. Niihin sisältyy pääsynhallinta, salaus, anonymisointi, varmuuskopiointi sekä auditointia varten tarvittavat lokitiedot. Fyysisessä käsittelyssä korostuvat turvallisuus, oikeat työkalut ja välineet, henkilösuojaimet, varastointi, kuljetus sekä jätehuolto.

Hallinnointi ja standardit: Käytännöt rakentuvat politiikoista, menettelyohjeista ja standardeista. Ne voivat perustua kansainvälisiin ja kansallisiin viitekehyksiin sekä sisäisiin riskiarvioihin ja auditointeihin. Yleisimmät kehykset ovat ISO 9001 laadunhallinta, ISO/IEC 27001 tietoturva sekä tietosuoja- ja yksityisyyden suojaan liittyvä lainsäädäntö. Käytäntöjä testataan ja päivitetään säännöllisesti riskien, poikkeamien sekä koulutuksen kautta.

Toteutuksessa korostuvat läpinäkyvyys, vastuullisuus ja yksityisyyden suoja alusta asti. On tärkeää määritellä roolit ja vastuut, laatia selkeät ohjeet ja ottaa käyttöön muutoshallinta sekä jatkuva parantaminen. Suorituskykyä seurataan mittareilla, sisäisillä tarkastuksilla sekä koulutuksilla.