Käsittelykriteerejä

Käsittelykriteerejä tarkoitetaan sääntöjä ja vaatimuslistoja, joiden perusteella jokin asia, kuten hakemus, aineisto tai tiedonhallintakokonaisuus, käsitellään eteenpäin, päätetään tai järjestetään asianmukaisella tavalla. Ne määrittävät, milloin asia on käsitelty oikeudenmukaisesti, tehokkaasti ja lainmukaisesti, sekä millä edellytyksillä päätös voidaan tehdä. Käsittelykriteerejä sovelletaan eri aloilla, kuten julkishallinnossa, tietojenkäsittelyssä, palveluprosesseissa, tutkimuksessa ja arkistoinnissa. Yleisimpiä kriteerejä ovat kelpoisuus tai soveltuvuus, asiakirjojen täydentävyys ja oikeellisuus, lain ja sisäisten ohjeiden noudattaminen sekä tietojen minimointi, säilytysaikojen noudattaminen ja turvallisuusvaatimusten täyttäminen. Lisäksi otetaan huomioon kiireellisyys, prioriteetti ja asian kiireellisen käsittelyn tarve sekä päätöksen perusteet ja todisteet. Käsittelykriteerit ovat yleensä kirjoitettuna osa ohjeistuksia, prosessikuvauksia tai säädöksiä, ja niitä arvioidaan dokumentoidusti sekä kuvataan päätösten perusteluissa. Ne auttavat varmistamaan tasapuolisuutta, läpinäkyvyyttä, ennustettavuutta ja tehokkuutta sekä helpottavat valvontaa ja auditointia. Haasteina voidaan pitää kriteerien liiallista jäykkyyttä, väärinymmärryksiä, riittämättömyyttä tai kapeita kriteerijoukkoja, jotka hidastavat prosesseja. Hyvin määritellyt käsittelykriteerit lisäävät sekä laatua että luottamusta päätöksentekoprosessiin.