Kuvausjärjestelmien

Kuvausjärjestelmien ovat järjestelmiä, joiden tehtävä on tuottaa, hallita ja tarjota kuvausta resursseille. Niiden tavoitteena on tukea resurssien löytämistä, identifiointia, ymmärtämistä ja käyttöä sekä mahdollistaa tiedon vaihto eri järjestelmien välillä. Kuvaukset koostuvat metadata- eli kuvaustiedoista sekä niihin liittyvästä säännöstöstä ja sanastoista.

Kuvausjärjestelmät kattavat deskriptivisen (kuvailevan) metadataan liittyvän tiedon, mutta ne voivat sisältää myös hallinnollista metadataa (oikeudet, säilyvyys, tekniset tiedot) sekä rakenteellista metadataa (miten moniobjektinen kokonaisuus on jäsennelty). Näiden avulla voidaan toteuttaa haku, lajittelu, navigointi ja käytön hallinta sekä varmistaa tiedon jäljitettävyys ja säilyvyys.

Tyypillisiä sovelluskohteita ovat kirjastot, arkistot, museot ja digitaaliset repositories -järjestelmät. Käytännössä kuvausjärjestelmät mahdollistavat sekä yksittäisten resurssien että kokoelmien kuvaamisen, sekä tarjoavat pääsyn eri käyttäjäryhmille ja sovelluksille. Järjestelmät tukevat tiedonvaihtoa ja yhteentoimivuutta käyttämällä yleisiä standardeja ja formaatteja.

Keskeisiä standardeja ja formaatteja ovat Dublin Core, MARC, MODS sekä arkistotoimissa ja digi-arkistoissa käytettävät METS ja PREMIS. kuvausjärjestelmät voivat olla kansainvälisiä tai kielikohtaisia; niiden kehittämisessä korostuvat sanastojen hallinta, luettelointisäännöt ja kuvailun tarkkuus. Haasteina esiintyvät monikielisyys, tiedon yhteentoimivuus sekä eri järjestelmien välinen kartoitus ja päivitys. Hyvin suunnitellut kuvausjärjestelmät parantavat resurssien löydettävyyttä, yhteentoimivuutta ja pitkäaikaista säilytystä.