Kontraktskostnader

Kontraktskostnader er kostnader knyttet til etablering, gjennomføring og avslutning av kontrakter mellom kjøper og leverandør eller andre parter. Begrepet brukes i prosjektledelse, innkjøp og regnskap for å beskrive alle utgifter som oppstår som direkte følge av en kontrakt, samt kostnader som kunne vært unngått uten kontraktsforholdet.

Klassifiseringen omfatter blant annet forutgående kostnader ved tilbud og forhandlinger samt due diligence, kostnader ved utarbeidelse og inngåelse av kontrakt (juridiske avgifter, forsikring, registrering) og løpende kontraktsadministrasjon og oppfølging. Endringsordrer kan medføre ekstra arbeid, materialer og logistikk, mens oppsigelse eller avvikling av kontrakten innebærer egne kostnader. Indirekte kontraktskostnader inkluderer administrativt personale og andre overheadutgifter knyttet til kontrakten.

I regnskap og kostnadsanalyse skiller man ofte mellom eksplisitte og indirekte kontraktskostnader, samt mellom faste og variable kostnader og mellom kostnader som oppstår før og etter kontraktsinngåelse. Det er viktig å synliggjøre kontraktskostnader i prosjektbudsjettet og i totalkostnadsvurderinger, for å kunne vurdere kontraktens lønnsomhet og behov for likviditet.

Nøkkelaspekter ved håndtering av kontraktskostnader er å spore dem separat i prosjektregnskapet, vurdere risiko for kostnadsoverskridelser og tvister, og å ha effektive endringshåndteringsrutiner. Kontraktskostnader påvirker beslutninger om innkjøp, outsourcing og kontraktsstrategi, og kan være avgjørende for om man velger å inngå, reforhandle eller avslutte en kontrakt.