Kommunikationsplanlægning

Kommunikationsplanlægning er den systematiske proces, hvor en organisation beskriver, hvordan kommunikation skal understøtte strategiske mål. Formålet er at sikre, at budskaber er klare, målrettede og leveres gennem passende kanaler til rette tid og i overensstemmende toner, samtidig med at ressourcerne udnyttes effektivt. En kommunikationsplan fungerer som et styringsværktøj for planlægning, udførelse og evaluering af kommunikation i en given periode.

En typisk kommunikationsplan indeholder mål og målgrupper, centrale budskaber, valgte kanaler, en tidsplan, budget og ressourcer, samt roller og ansvar og måle- og evalueringskriterier. Den opstiller også risici og en plan for håndtering af potentielle hændelser.

Processen inkluderer en interessentanalyse og situationsanalyse, fastsættelse af SMART-mål, udvikling af budskaber, kanalselektion og opstilling af en kommunikationskalender. Herefter følger implementering, løbende overvågning og evaluering samt tilpasninger efter behov. Outputtet er et plan-dokument, ofte suppleret af en kommunikationskalender og en måleplan.

Anvendelse vedrører både offentlige myndigheder, private virksomheder og NGO’er samt projekter, ændringsprocesser og krisekommunikation. Planen bør være tæt koblet til andre planer som marketing-, branding- og projektplaner for at sikre sammenhæng og koordinering.

Gode praksisser omfatter tidlig involvering af interessenter, klare ansvarsområder, realistiske tidsrammer og dokumentation, samt løbende overvågning og justering på basis af data. Udfordringer inkluderer komplekst stakeholderlandskab, koordinering af mange kanaler, måling af effekt og begrænsede ressourcer.