Kehysopimukset

Kehysopimus on hankinnoissa käytettävä pitkäaikainen sopimus, jossa yksi tai useampi toimittaja sitoutuu tarjoamaan määritellyn tuotteen tai palvelun ehtojen ja hintojen puitteissa koko sopimuskauden ajan. Sopimus ei kuitenkaan sido ostajaa tekemään tiettyjä tilauksia eikä määritä tilauksien kokonaismäärää; yksittäiset tilaukset tehdään kehystä noudattaen erikseen. Kehys helpottaa toistuvien hankintojen hallintaa ja kilpailuttamista silloin, kun tarve on epävarma tai muuttuva.

Toiminta: Kehyksen solmimisen jälkeen tilaukset voidaan tehdä kehystä noudattaen suoraan tai pienemmällä kilpailutuksella (call-off) kehykseen kuuluvien toimittajien kesken. Hinnat, laatuvaatimukset sekä toimitus- ja palvelutason tavoitteet ovat ennalta sovittuja kehysopimuksessa. Hankintayksikkö voi valita tilauksia tehtäessä soveltuvan menettelyn kehystä vasten, mikä nopeuttaa ostoprosessia ja parantaa ennustettavuutta.

Lainsäädäntö ja käyttökohteet: Kehysopimukset ovat yleisiä julkisissa hankinnoissa, ja niiden käyttöä säätelevät EU-direktiivit sekä Suomen julkisista hankinnoista annetut lait. Ne voidaan julkaista Hilmassa, ja tilaukset sekä toistuvat ostot noudattavat kehystä tai siihen liittyviä tilausmenettelyjä.

Hyödyt ja haasteet: Kehysopimukset voivat parantaa kustannustehokkuutta, varmistaa toimitusvarmuuden ja yksinkertaistaa hallintaa suurissa tai toistuvissa hankinnoissa. Haasteita ovat mahdollinen kilpailun kaventuminen, jos kehys ei vastaa muuttuvia tarpeita, sekä tarve seurata toimittajien suorituskykyä ja varmistaa tasapuolinen pääsy kilpailevien tarjousten välillä.

Esimerkkejä: julkisen sektorin IT-palvelut, toimistotarvikkeet, kiinteistö- ja kunnossapitopalvelut sekä rakennus- ja huoltopalvelut.