Kalustoseuranta

Kalustoseuranta on prosessi, jossa organisaatio seuraa ja hallitsee fyysisiä varojaan, kuten kalusteita, laitteita, työvälineitä sekä IT- ja logistiikka-ressursseja niiden koko elinkaaren ajan hankinnasta käytöstä poistamiseen. Sen tarkoituksena on turvata käyttövarmuus, lisätä resurssien hyödyntämistä ja vähentää kadonneiden tai väärin sijalla olevien varojen aiheuttamaa riskiä sekä kustannuksia.

Keskeisiä tekniikoita ja järjestelmiä kalustoseurannassa ovat barcode- ja RFID-tunnisteet, NFC-tunnisteet sekä GPS- tai IoT-sensorit, jotka mahdollistavat reaaliaikaisen tai säännöllisesti päivitetyn sijainnin ja tilan seurannan. Tallennetut tiedot voivat sisältää esimerkiksi ajoneuvon tai laitteen tunnistenumeron, omistajan, sijainnin, kunnon, huoltohistorian, käyttökeston sekä kontakti- ja hankintatiedot. Kalustoseurantaa toteutetaan usein integroiduissa järjestelmissä kuten VARA- tai CMMS- sekä ERP-ympäristöissä, jolloin tieto on yhdenmukaista ja näkyvillä eri osapuolille.

Prosessi jakautuu yleensä esineiden tunnistamiseen ja rekisteröintiin, säännöllisiin inventaarioihin tai kiertotarkastuksiin, sekä tilan ja kunnon seurannan ylläpitoon. Keskeisiä toimintoja ovat rekisteröinti, poistot ja lisäykset, säännöllinen auditointi sekä poikkeamien käsittely.

Hyödyt sisältävät paremman käyttöasteen, kadonneiden ja väärin sijoitettujen esineiden vähentymisen, paremmat kunnossapitoasiakirjat sekä kustannusten hallinnan ja läpinäkyvyyden. Haasteisiin kuuluu tietojen laatu ja ajantasaisuus, laitteiden ja merkkien keston sekä kustannusten hallinta, järjestelmien integrointi sekä henkilöstön koulutus.

Siksi kalustoseuranta liittyy usein ISO 55001 -standardiin ja muita omaisuusjohtamisen käytäntöjä noudattaviin ohjelmistoihin. Käytännön sovellukset kattavat esimerkiksi sairaaloiden medikal-laitteiden hallinnan, tuotantolaitosten työkalujen seurannan sekä toimistokaluston ja IT-varusteiden hallinnan.