Iratkezelés

Iratkezelés a dokumentumok és nyilvántartások hatékony és jogszerű kezelésének rendszere. Magába foglalja a papír alapú és digitális dokumentumok létrehozását, besorolását, tárolását, hozzáférését, illetve a későbbi megőrzést vagy megsemmisítést. Célja a hiteles, könnyen hozzáférhető és megfelelően védett információk biztosítása az egyének és szervezetek számára.

Az iratkezelés életciklusának fő szakaszai közé tartozik a dokumentumok létrehozása vagy bekérése, iktatása és osztályozása, metaadatokkal történő ellátás, elektronikus vagy fizikai tárolás, jogosultságkezelés, verziókövetés, valamint a megőrzési időszak szerinti kezelés és a végső selejtezés vagy archiválás.

Rendszerek és szabályozás tekintetében gyakran használnak dokumentumkezelő vagy nyilvántartás-kezelő rendszereket, amelyek támogatják a kereshetőséget, a biztonságot és a változatkezelést. Fontos a megfelelő metaadat- és osztályozási struktúra, a vállalati fájlterv és a megőrzési ütemterv kiépítése. Az iratkezelés összefügg a személyes adatok védelmével és a nyilvános hozzáférési jogokkal, ezért gyakran érint jogszabályi előírásokat és adatvédelmi követelményeket.

Szektorok tekintetében mind a köz- mind a magánszféra számára alapvető eszköz a hatékonyság, az átláthatóság és a megfelelés biztosításához. Megfelelő iratkezeléssel javítható a döntéshozatal, csökkenthetők a jogi és üzleti kockázatok, valamint támogatható a hosszú távú megőrzés. Kihívások közé tartozik a digitális migráció, az interoperabilitás és a kezelt adatok biztonsága.