Hävittämissuositukset

Hävittämissuositukset ovat ohjeistuksia, jotka määrittelevät, miten organisaation käytöstä poistettavat tai vanhentuneet materiaalit, tiedot ja laitteet on hävitettävä turvallisesti ja vastuullisesti. Niiden tavoitteena on suojata arkaluonteista tietoa, täyttää yksityisyyden- ja tietoturvallisuusvaatimukset sekä minimoida ympäristövaikutukset ja oikeudelliset riskit.

Laajuudeltaan hävittämissuositukset kattavat sekä fyysiset että digitaalisen tiedon ja materiaalin käsittelyn. Fyysiset hävittämiskein voivat olla esimerkiksi paperin murskaus, palaminen, paluvarastointi tai polttoprosessit sekä laitteiden ja mediamateriaalien murskaus tai pelletointi. Digitaalisen tiedon hävittäminen tarkoittaa tietojen pyyhkimistä, turvallista poistamista ja materiaalien sanitointia siten, ettei tieto palautu. Lisäksi ohjeistuksessa voidaan käsitellä jätteenkäsittelyä, kierrätystä, vaarallisten aineiden erilliskäsittelyä sekä laitehävittämistä.

Prosessi sisältää usein luokituksen sensitiivisyyden mukaan, säilytys- tai poistopäätösten aikataulut, luvituksen ja valvonnan sekä todisteiden, kuten hävitystodistusten, tallentamisen. Avaintekijöitä ovat luotettavat hävitystavat, toimitusketjun hallinta, henkilöstön koulutus sekä ulkopuolisten palveluntarjoajien valvonta ja sertifiointi.

Esimerkkejä standardeista ja viitekehyksistä, joita hävittämissuosituksissa usein käytetään, ovat tieto- ja tietoturvallisuuden hallintajärjestelmät sekä media- ja tietojen hävittämisen standardit, kuten kansainväliset ja alueelliset ohjeistukset. Hävittämissuositukset ovat osa laajemmpaa tietojen elinkaaren hallintaa ja riskienhallintaa.