Hoidmisajast

Hoidmisajast on mõiste, mis kirjeldab aega, mil teatud teave või dokumendid tuleb säilitada ning mille lõpus need võivad vajada kustutamist või arhiveerimist. See mõiste on oluline halduse, raamatupidamise, õiguskaitse ja arhivistika kontekstis, kuna see aitab tagada nõuetekohase teabehalduse, õigusliku vastavuse ja teabe järjepidevuse.

Regulatiivne raamistik: Eestis reguleeritakse hoidmisaja nõudeid peamiselt arhiviseaduse ja Riigiarhiivi juhiste kaudu. Isikuandmete kaitse üldmäärus (GDPR) ning Eesti isikuandmete kaitse seadus mõjutavad isikuandmete säilitamist. Organisatsioonid koostavad hoidmis- ja kustutamiskavasid (retention schedules), mis määravad iga dokumendi või andmetüübi jaoks sobiva säilitamisaja ning kustutamise või arhiveerimise korrad.

Rakendamine hõlmab klassifikatsiooni, metaandmete lisamist, säilitusaegade määramist ning regulaarset läbivaatust. Pärast määratud hoidmisaja lõppu toimub kustutamine või arhiveerimine vastavalt kehtivatele reeglitele. Arhiveerimine võimaldab materjale säilitada püsivarudesse vastavalt vajadusele, kus on tagatud hilisema järelepärimise võimalus ja vajaliku kättesaadavuse säilitamine.

Väärtused ja eesmärgid: hoidmisajast sõltuv teabehaldus aitab tagada õiguslikku vastavust, vähendada andmete käitlemisega seotud riske, kontrollida kulusid ning säilitada olulised andmed pikaajaliselt. Korralikult koostatud ja ajakohastatud hoidmisajad parandavad organisatsiooni usaldusväärsust ja teabe kättesaadavust.