Arhiveerimine

Arhiveerimine on teabe ja dokumentide pikaajalise säilitamise ning kättesaadavaks tegemise protsess. See hõlmab kogu arhivaari elutsüklit alates loomest ja kogumisest kuni säilitamise, kirjeldamise ja ligipääsu tagamiseni. Eesmärk on tagada teabe autentsus, terviklikkus ja usaldusväärne pääs ajaloolistele ja kaasaegsetele materjalidele.

Peamised etapid hõlmavad loomist ja kogumist, hindamist ja valikut, korraldamist ja kirjeldust (fondide, seeriate ja üksuste tasandil ning metadata abil leiduvuse tagamine), säilitamist (füüsiline ja digitaalne säilitamine, koopia- ja migreerimis- ning keskkonnakaitse), ning ligipääsu ja kasutust (otsinguga varustatud vahendid, piirangud ja kasutustingimused). Arhiveerimine rõhutab dokumentide autentsuse ja terviklikkuse säilimist ning pikaajalist kättesaadavust.

Standardsid ja meetodid hõlmavad kirjeldusraamatupidamist ISAD(G) ja ISAAR(C), säilitus- ja metaandmete standardeid nagu PREMIS, METS ning Dublin Core. Digitaalse arhiveerimise kontekstis pööratakse tähelepanu vormingu migreerimisele, digitaalsele arhiveerimispõhimõtetele ja infrastruktuuri kestlikkusele. Riiklikud ja institutsionaalsed arhiivid osutavad tavaliselt ühtsetele standardidele, et tagada ühtne kirjeldus ja ligipääs.

Õiguslik ja eetiline raamistik hõlmab privaatsust, andmekaitset, autoriõigust ning konfidentsiaalsust. Arhiivid kehtestavad ligipääsupiirangud ja kasutustingimused vastavalt seadustele ning tagavad vastutuleva ja eetilise andmete käsitlemise.

Väärtus seisneb kultuuripärandi ja teadusliku uurimise aluseks olevate allikmaterjalide säilitamises ning laiemas kättesaadavuses. Väljakutsed hõlmavad digitaliseerimise keerukust, formaadijuhtimist, andmete migreerimist ning püsiva rahastuse ja infrastruktuuri tagamist.