Hendelsesrapporter

Hendelsesrapporter er formelle dokumenter som registrerer hendelser som påvirker sikkerhet, personell, eiendom eller drift. De beskriver hva som skjedde, når og hvor det skjedde, hvem som var involvert, og hvilke umiddelbare tiltak som ble tatt. Formålet er å skaffe kunnskap om hendelsen og å legge grunnlag for å hindre gjentakelse.

Hendelsesrapporter brukes innen ulike sektorer, blant annet arbeidsmiljø og sikkerhet, helsevesen, offentlig sektor og IT-sikkerhet. Begrepet omfatter ikke bare alvorlige ulykker, men også nær-uhell, farlige situasjoner og avvik som kan gi risiko.

En hendelsesrapport bør normalt inneholde: tid og sted; en kronologisk beskrivelse av hendelsesforløpet; involverte personer og berørte enheter; observerte skader og eiendomsskader; umiddelbare tiltak; faktorer som bidro til hendelsen; og forslag til korrigerende eller forebyggende tiltak. I noen systemer inkluderer man også rotårsaksanalyse og ansvarlige for oppfølging og frister.

Prosessen omfatter innsamling, vurdering og godkjenning av rapporten, ofte av en leder eller sikkerhetsansvarlig, og lagring i en arkiv- eller rapporteringsdatabase. I mange sammenhenger er personvern og konfidensialitet viktig, og sensitive data må anonymiseres der det er hensiktsmessig.

Hendelsesrapporter gir grunnlag for læring, risikovurdering og etterlevelse av krav fra lover og standarder. De bidrar til kontinuerlig forbedring av sikkerhet og drift, og de kan støtte senere analyser og tiltak for å redusere risiko.