Hankintajärjestyksen

Hankintajärjestyksen on organisaation tai julkisyhteisön laatima ohjeistus siitä, miten hankintoja suoritetaan. Se määrittää hankintaprosessin tavoitteet, vastuut sekä käytettävät menettelyt ja dokumentoinnin tavat. Hankintajärjestyksen tarkoituksena on varmistaa laillisuus, läpinäkyvyys, tasapuolisuus ja paras mahdollinen rahankäyttö.

Järjestys kattaa hankintaprosessin keskeiset vaiheet: tarveanalyysin, markkina- ja riskiarvioinnin, hankintamenettelyn valinnan (esimerkiksi avoin kilpailutus tai rajoitettu menettely), tarjousten arvioinnin sekä sopimuksen valinnan ja allekirjoituksen. Siinä määritetään kriteerit, joilla tarjouksia arvioidaan, sekä päätöksentekijät ja hyväksyntärajat. Lisäksi ohjeistetaan sopimusten hallintaa, toimittajasuhteita, muutoksenhallintaa, dokumentointivaatimuksia sekä valitus- ja korjausmenettelyjä.

Hankintajärjestyksen taustalla ovat sekä kansallinen lainsäädäntö että EU-direktiivit julkisten hankintojen alalla. Suomessa näitä säätelevät julkisia hankintoja koskeva lainsäädäntö sekä siihen liittyvät asetukset ja ohjeistukset. Järjestyksen laatiminen ja päivittäminen on yleensä organisaation hankintavastuiden piirissä, ja sitä voidaan päivittää kerran tai useammin tarpeen mukaan.

Noudattaminen edellyttää kattavaa dokumentointia sekä läpinäkyyyttä, tasapuolisuutta ja oikea-aikaista hallintaa. Hankintajärjestys toimii sekä arjen hankinnoissa että kilpailuttamisen ja sopimusten hallinnan pohjana, ja se tukee julkisen rahan tehokasta ja arvovaltaista käyttöä.