Handlingskoder

Handlingskoder är standardiserade koder som används för att kommunicera hur ett föremål, dokument eller process bör hanteras inom en organisation eller mellan olika aktörer. De syftar till att minska missförstånd, öka säkerhet och effektivitet genom att sammanfatta komplexa instruktioner i korta, maskinläsbara eller läsbara tecken. Handlingskoder används inom logistik, produktion, transport, dokumenthantering och vårdsektorn.

I praktiken förekommer de som etiketter på produkter, i följesedlar eller som digitala koder i affärssystem som ERP eller WMS. Koderna hjälper personal att snabbt avgöra vilka åtgärder som skall vidtas, vad som får göras med varan och vilka villkor som gäller. De kan också underlätta kommunikation mellan olika delar av leveranskedjan och mellan olika företag.

En typisk handlingskod är kort och språkligt koncis, ofta endast några bokstäver eller siffror som refererar till en uppsättning åtgärder. Koderna organiseras vanligtvis i kategorier som fysiska hanteringsinstruktioner (t.ex. FRAG = fragil, UPR = håll uppåt), lagringsvillkor (DRY = håll torrt, COLD = kyltemperatur) och dispositionsåtgärder (RETURN, DISCARD). Detaljerna varierar mellan branscher och regioner, och många organisationer utvecklar egna kodsystem eller anpassar internationella standarder.

Implementering kräver ett underhållbart kodverk, en ansvarig ägare och utbildning så att personal tolkar koderna likadant. Kodlistor bör revideras vid förändringar i processer eller regler och kopplas till arbetsinstruktioner, etiketter och IT-system så att konsekventa åtgärder vidtas. För särskilda områden finns ofta externa standarder; frakthandlingar följer internationella eller regionala regler i syfte att underlätta kommunikation över gränser.

Se även: etikettering, logistik, lagerstyrning, standardisering.