Haldusdokumendid

Haldusdokumendid on dokumentide kogum, mis tekivad ja kasutatakse haldustegevuse korraldamisel, otsuste vastuvõtmiseks, teenuste osutamiseks ja organisatsiooni toimimise registriks. Nendesse kuuluvad poliitikad ja juhised, protseduurid, tööjuhendid, vormid, aruanded, koosolekute protokollid, lepingud ja kirjavahetus. Haldusdokumendid annavad selguse, ühtlustatuse ja vastutuse ning on aluseks organisatsiooni tegevuste jälgitavusele.

Haldusdokumendid jagunevad tavaliselt erinevatesse kategooriatesse, näiteks poliitikad ja juhised (kuidas toime tulla spetsiifiliste ülesannetega), standardoperatsioonide menüü ja tööjuhendid (kuidas protsessid ellu viiakse), vormid ja aruanded (andmete kogumine ja esitamine), ning lepingud ja kirjavahetus (suhted partnerite ja klientidega). Lisaks võivad olla koosolekute protokollid, otsused ja arhivaalid, mis jäädvustavad mineviku tegevused.

Nende dokumentide eesmärk on tagada nõuetekohane otsuste tegemine, protsesside järjekindlus, korralduslik vastutus ning teenuste järjepidevus. Haldusdokumendid võimaldavad jälgida, millal ja miks midagi otsustati, ning millised on ootused ja kohustused erinevatele osapooltele. Neid kasutatakse ka regulatiivsete ja auditingnõuete täitmiseks ning organisatsiooni sujuvaks toimimiseks.

Dokumentide haldus hõlmab nende loomist, kinnitamist, levitamist, hooldamist ja lõpuks säilitamist või võimalikke hävitamisi vastavalt säilitusplaanidele. Paljud haldusdokumendid on digitaalsed ning neid hallatakse dokumentide halduse süsteemides (DMS/ECM), kus on oluline metainfo, versioonikontroll ja juurdepääsupädevused. Õiguslikult peavad haldusdokumendid vastama andmekaitse, privaatsuse ja avaliku arhiivi nõuetele ning olema kättesaadav sõltuvalt right of access ja avaliku teabe seadustest.