Hakujärjestelmissä

Hakujärjestelmä on ohjelmisto- tai verkkopalvelu, jonka avulla hakemukset sekä niihin liittyvät liitteet kerätään, käsitellään ja päätökset tiedotetaan hakijoille. Hakujärjestelmät palvelevat erilaisia hakumenettelyjä, kuten korkeakoulujen opiskelijavalintoja, apurahojen ja kilpailujen hakemuksia sekä julkisen sektorin rekrytointiprosesseja.

Keskeisiä toimintoja ovat rekisteröityminen, hakemuksen täyttäminen, liitteiden lataaminen, automaattinen ja manuaalinen tarkastus sekä ajalliset rajoitteet. Järjestelmä tukee asiakirjojen hallintaa, hakemusten tilanseurantaa, palautetta ja ilmoituksia sekä maksutapahtumia, jos sovellettavissa. Arviointi- ja valintaprosessi voidaan toteuttaa eri vaiheissa: hakemusten vastaanotto, ohjaus, vertaisarviointi tai asiantuntijaraportit sekä lopulliset päätökset ja mahdolliset oikaisupyynnöt.

Keskeistä ovat tietoturva ja yksityisyys: henkilötietojen käsittelyä säädellään GDPR:n mukaisesti, mukaan lukien minimointi, säilytysaikojen hallinta ja oikeuksien hallinta. Lisäksi järjestelmien käytön tulee olla saavutettavaa ja kielellisesti kattavaa sekä käytettävyyden että käyttöliittymän selkeyden osalta.

Järjestelmät integroituvat usein muihin julkishallinnon palveluihin identiteetin hallinnan (esim. sähköinen tunnistus) ja pääsynhallinnan sekä turvallisen tiedonvaihdon (esim. X-Road tai vastaavat) kautta. Suomessa hakujärjestelmiä käytetään muun muassa korkeakoulujen hakijapalveluissa, opintotiedon ja apurahojen hakuprosesseissa sekä julkisten kilpailujen ja työpaikka-/ilmoittautumisprosessien hallinnassa.