Förfrågningsunderlaget

Förfrågningsunderlaget är den samling upphandlingsdokument som en upphandlande myndighet eller enhet lämnar till potentiella leverantörer i ett upphandlingsförfarande. Syftet är att beskriva uppdraget, vilka krav som ställs och vilka villkor som gäller för konkurrensen och det kommande avtalet. Dokumentet ska stödja en öppen, icke-diskriminerande och transparent process enligt gällande upphandlingslagstiftning, så som LOU eller LUF.

Vanligt innehåll i förfrågningsunderlaget inkluderar en sammanfattning av uppdraget, kravspecifikationer (tekniska, funktionella och eventuella miljö- och arbetsmiljökrav), samt kommersiella och juridiska villkor. Det beskriver även hur anbud ska utformas och lämnas in, vilka mallar som ska användas och vilka bilagor som bifogas. I dokumentet ingår ofta tekniska ritningar eller prestandakrav, pris- och betalningsvillkor, samt eventuell krav på kvalitet, säkerhet eller miljöcertifieringar. Tilldelnings- och utvärderingskriterier redovisas också, liksom tidsramar för inlämning och kommunikation under upphandlingsprocessen.

Process och användning återges i hur dokumentet används i praktiken. Efter publicering hanteras eventuella frågor och svar, samt addenda som justerar eller förtydligar underlaget. Anbud lämnas av leverantörer som uppfyller kvalificeringskrav, och kontrakt tilldelas i enlighet med de angivna utvärderingskriterierna och villkoren i underlaget. Förfrågningsunderlaget är därmed kärnan i konkurrenssituationen och grundförutsättningen för ett rättvist avtalsinngående.