Esityslistalla

Esityslista on virallinen asiakirja, joka kokoaa kokouksen käsiteltävät asiat. Se laaditaan yleensä kokouksen puheenjohtajan tai sihteerin toimesta ja jaetaan ennen kokousta, jolloin jäsenillä on mahdollisuus valmistautua käsiteltäviin kysymyksiin. Esityslistalla oleva asia tarkoittaa, että kyseinen aihe on läsnä kokouksen agendassa ja siihen liittyvät päätökset voidaan tehdä tai esittää hyväksyttäväksi.

Esityslista on rakennettu siten, että kukin asia on eritelty omaksi kohdakseen. Tyypillisesti esityslistalle merkitään asiasisältöaihe, lyhyt selostus taustoineen, esitys tai päätösehdotus sekä mahdolliset liitteet, kuten taustadokumentit, tilastot tai hankesuunnitelmat. Kokouksen kulku seuraa usein numeroitua järjestystä, ja jokaiselle asialle annetaan aikaa käsittelyyn sekä tarvittaessa päätöksen tekemiselle.

Käytännössä esityslista toimii sekä hallinnon että yhdistysten ja yhtiöiden hallintoelimien keskeisenä suunnitelmana. Se edistää päätöksentekoa, läpinäkyvyyttä ja valmistelua, antaa jäsenille mahdollisuuden perehtyä asioihin etukäteen sekä auttaa kokouksen sujuvaa etenemistä. Esityslista voidaan julkaista julkisesti tietyin rajoituksin riippuen siitä, millaisesta elimestä on kyse (kunnanvaltuusto, lautakunta, hallitus tai yhdistys).

Esityslistalla olevan asian ilmaiseminen on yleiskieltä: esimerkiksi “tämä asia on esityslistalla” tai “esitys listalta löytyy seuraavat kohdat.” Tämä korostaa, että kyseinen aihe on virallisesti julkistetussa kokouksen työjärjestyksessä käsiteltävänä.