Dokumenttityyppien

Dokumenttityyppien viittaa erilaisiin dokumentaalisiin objekteihin ja niiden luokitteluun. Hyvin määritelty dokumenttityyppi auttaa käyttönäytöksissä, arkaluonteisten tietojen hallinnassa ja laissa vaadittavien prosessien toteuttamisessa.

Yleisenä rakenteena dokumenttityyppien joukot jaetaan yleensä kolmen pääkategorian perusteella. Ensimmäinen ja yksinkertaisin on yksilölliset käyttäjätason dokumentit, kuten asiakirjat, lomakkeet tai sopimusasiakirjat. Toinen sijaitsee organisatorisessa kontekstissa, missä tyyppejä sisältää organisaatioperusteiset raportit, menettelyohjeet ja hallinnolliset valvontatiedostot. Kolmannen luokan dokumenteihin kuuluu luokittelemattomat arkistot, kuten ajanhallinta- ja tilaustiedot, jotka säilytetään pitkälle tulevaisuuteen.

Dokumenttityyppien standardointi perustuu usein kansallisiin ja kansainvälisiin normeihin. Euroopan datannormissa T2AA on tyypillinen viitekehys, joka määrittelee esimerkiksi dokumentin identiteetin, rakenteen ja saavutettavuuden. Kiinteät kirjausperiaatteet, kuten ISO 27001 ja GDPR, keskitytään tietosuoja‑ ja tietomallintamiseen, mikä antaa dokumenttikokonaisuuksille tarkemmat vaatimukset.

Organisaatiot hyödyntävät dokumenttityyppien luokitusta automatisointi­järjestelmissä, kuten sisäänpäisiä avain­tietojen hallinnassa ja auditointi­prosessien tarkkauksessa. Sudokitin tai kestävään tarkastelemisessa (enterprise content management) dokumentttien tyypit määrittävät myös kirjautumiskohteiden, antaa yksityiskohtaisia ​​asetuksia ja muodostaa pohjan tietämyksen hallinnalle sekä lisäksi tietoturvallisuudelle.

Kumpulan kirjain tavallisesti voi myös voisi ketur-coder sulle määriikään tutkimusta.