Dokumentinhallintatehtävät

Dokumentinhallintatehtävät viittaavat kaikkiin niihin toimiin ja prosesseihin, joita tarvitaan dokumenttien tehokkaaseen luomiseen, organisointiin, tallentamiseen, hakemiseen, säilyttämiseen ja hävittämiseen organisaation elinkaaren aikana. Nämä tehtävät ovat olennaisia tiedonhallinnan ja liiketoimintaprosessien tukemiseksi.

Keskeisiin dokumentinhallintatehtäviin kuuluvat dokumenttien luokittelu ja metatietojen liittäminen, mikä helpottaa niiden myöhempää löytymistä. Tähän sisältyy myös dokumenttien versionhallinta, jotta varmistetaan, että käytössä on aina oikea ja ajantasainen versio. Turvallisuuden varmistaminen on tärkeää, ja tämä kattaa pääsynhallinnan, salaamisen ja muiden turvatoimien toteuttamisen.

Dokumenttien säilytysstrategioiden määrittely ja toteutus ovat myös keskeisiä. Tämä tarkoittaa sitä, kuinka kauan dokumentteja tulee säilyttää lainopillisten, sääntelyyn liittyvien tai liiketoiminnallisten syiden perusteella. Lopulta dokumentinhallintatehtäviin kuuluu myös turvallinen ja asianmukainen dokumenttien hävittäminen, kun niiden säilytysaika on päättynyt. Modernit dokumentinhallintajärjestelmät auttavat automatisoimaan ja virtaviivaistamaan monia näistä tehtävistä.