Dokumenteerimisprotsess

Dokumenteerimisprotsess on eesmärgipärane ja korraldatud tegevuste kogum, mille käigus luuakse, korraldatakse ja hallatakse organisatsiooni toodete, protsesside või süsteemide dokumente. See tagab teabe kättesaadavuse, ühtsuse ja pikaajalise kasutatavuse.

Protsessi peamised eesmärgid on teabe täpsuse ja ajakohasuse tagamine, vastavus nõuetele, teadmiste jagamine ning kvaliteedi ja riskijuhtimise toetamist.

Tavalised etapid on planeerimine, teabe kogumine ja struktureerimine, koostamine ja redigeerimine, heakskiit, avaldamine ning järelhooldus koos versioonikontrolliga.

Dokumenteerimisvaldkonnad hõlmavad kasutusjuhendeid, tehnilisi kirjeldusi, API-dokumentatsiooni, protseduuride ja poliitikate dokumente ning diagramme.

Parimad tavad hõlmavad mallide kasutamist, ühte allikat (single source of truth), versioonikontrolli, metaandmete lisamist, hea otsitavuse tagamist, lokaliseerimist ja ligipääsetavust ning regulaarset ülevaatamist.

Rollid ja väljakutsed: tehniline kirjutaja, ekspert, kvaliteedikontroll, dokumentide haldur ning projektijuhid. Väljakutsed on ajakohasuse säilitamine, liigse teabe vältimine, keeleline selgus ja ressursijaotus.