Dokumentaatioarviointi

Dokumentaatioarviointi on systemaattinen arviointiprosessi, jonka tarkoituksena on varmistaa organisaation tuotteen tai palvelun dokumentaation laatu ja käyttökelpoisuus. Arviointi tarkastelee sekä itse dokumentaation sisältöä että sen hallintaprosesseja, kuten päivittämistä, versioiden jäljitettävyyttä ja säilytystä. Tavoitteena on parantaa ymmärrettävyyttä, jäljitettävyyttä ja ylläpidettävyyttä sekä varmistaa vaatimustenmukaisuus lainsäädäntöön, standardeihin ja asiakkaiden tarpeisiin.

Kohteena voivat olla tekniset käsikirjat, käyttäjädokumentaatio, ohjelmisto-API-dokumentaatio, prosessikuvaukset tai vaatimusselosteet. Keskeisiä kriteerejä ovat oikeellisuus ja täydellisyys, johdonmukaisuus ja rakenteellisuus, kielellinen selkeys sekä dokumentaation ajantasaisuus ja saatavuus eri kielille. Lisäksi arvioidaan versionhallinnan ja muutosten jäljitettävyyden toimivuutta sekä sovittujen laatukäytäntöjen noudattamista.

Menetelmät voivat sisältää dokumenttien sisällön ja viitekehysten tarkastelun, check-listien käytön, riippuvuuksien ja jäljitettävyyden analysoinnin sekä käyttäjäkokeiluita ja palauteprosessia. Tuloksena syntyy arviointiraportti, jossa on havaintoja, riskejä ja korjaustoimenpide-ehdotuksia sekä aikataulutettu parantussuunnitelma.

Roolit voivat olla laadunvarmistuksen asiantuntijoita, teknisiä kirjoittajia, dokumentaation ylläpitäjiä ja sidosryhmiä. Dokumentaatioarviointi on osa dokumenttien elinkaaren hallintaa ja se tukee laadunhallintaa, ylläpitoa sekä projektien tiedotuskäytäntöjä.