Deltakerlisten

Deltakerlisten, eller den registrerte deltakerlisten, er en oversikt over personer som har registrert seg for å delta i et arrangement, kurs eller prosjekt. Listen kan være fysisk (papirbasert) eller digital og administreres av arrangøren eller av en rammeorganisasjon. Hovedformålet er å holde oversikt over hvem som deltar, for å kunne planlegge logistikk som plassering, matservering, adgang og kommunikasjon før og under arrangementet.

Innholdet i deltakerlisten varierer, men vanlige felt inkluderer navn, organisasjon eller tilknytning, e-postadresse, telefonnummer, rolle (deltaker, foredragsholder, frivillig), påmeldingsstatus, betalingsstatus, kostbehov og eventuelle tilretteleggingsbehov.

Utarbeiding og vedlikehold av listen skjer vanligvis via et påmeldingssystem eller et sekretariat. Dataene lagres i samsvar med personvernregelverket (GDPR i EU og norske regler). Organisatoren har ansvar for å sikre at dataene behandles konfidensielt og oppbevares bare så lenge som nødvendig, og må kunne slette eller trekke tilbake samtykke.

Tilgang til deltakerlisten varierer. Ofte er den begrenset til arrangørteamet og relevante tjenesteleverandører; i noen tilfeller kan deltakere få tilgang til egen oppføring eller et kryptert møteprogram. Publikum eller deltakerne kan få se navnelister ved behov og med samtykke.

Det finnes ulike typer deltakerlister, som påmeldingslister, oppmøtelister, ventelister eller programbaserte deltakerruller. God praksis inkluderer dataminimering, tydelig samtykke, og rutiner for korrekthet og sletting.