møteprogram

Møteprogram er en plan for et møte som beskriver sakene som skal behandles, i hvilken rekkefølge de skal behandles, og hvor lang tid som er satt av til hvert punkt. Planen utarbeides ofte av møteleder og sekretær og deles med deltakerne i forkant av møtet.

Et møteprogram inneholder typisk en innledning med dato og sted, deltakere, samt en saksliste der hvert punkt er nummerert og har tittel, beskrivelse, forventet varighet og ansvarlig person. Det kan også inkludere referanser til dokumenter, pauser og eventuelle konfidensielle saker. I formelle sammenhenger kan programmet være knyttet til beslutningsprosesser og inneholde forslag, voteringer og ønsket oppfølging.

Før møtet brukes programmet som et styringsverktøy: det sendes ut i god tid, eventuelle endringer kommuniseres, og under møtet følges tidsplanen slik at tiden fordeles rettferdig og at beslutninger noteres i protokollen. Etter møtet arkiveres programmet sammen med protokollen og eventuelle tillegg.

Varianter og praksis: For styremøter, kommunale eller offentlige møter er møteprogrammet en del av styringsdokumentasjonen. For konferanser eller seminarer kan programmet beskrive flere sesjoner, foredragsholdere og tidsblokker. Beste praksis inkluderer klare tidsrammer, at ansvarlige er tydelig angitt, og at programmet oppdateres ved behov.