Bokföringsdata

Bokföringsdata är de uppgifter som uppstår i samband med bokföring och som dokumenterar ett företags ekonomiska transaktioner. De omfattar primära verifikationer som fakturor och kvitton, banktransaktioner, bokföringsjournaler och huvudböcker, samt kontoplaner, momsredovisning och löner. Bokföringsdata speglar varje affärshändelse i dubbel bokföring, där varje post består av en debet- och en kreditdel som balanserar. Syftet är att ge underlag för redovisning, beskattning och intern uppföljning.

Verifikationer fungerar som bevis och ska lagras tillsammans med motsvarande bokföringspost. Data lagras oftast i elektroniska bokföringssystem och ska vara korrekta, kompletta och tillgängliga över tid så att företagets ekonomiska ställning och resultat kan rekonstrueras vid behov. Viktiga krav är att posterna är tydligt tidsstämplade, kopplade till rätt konton och kopplade till originaldokument där det är möjligt, samt att systemet loggar förändringar för spårbarhet.

Rättsliga ramarna: Bokföringsdata regleras i Sverige av bokföringslagen och relaterade regler. Data ska bevaras i minst sju år efter utgången av räkenskapsåret och vara tillgängliga för myndigheter och revisorer vid behov. Elektroniska uppgifter ska bevaras i läsbart och oförändrat skick, med bevarad spårbarhet och möjlighet till återställning. För företag innebär detta att bokföringsdata ska vara organiserade och skyddade via lämpliga åtkomstkontroller, registrering av ändringar och regelbunden backup.