Betalingsinstruksen

Betalingsinstruksen er et dokument eller en samling regler som beskriver hvordan betalinger skal gjennomføres i en virksomhet eller i offentlig sektor. Den angir hvem som kan initiere betalinger, hvem som godkjenner dem, hvilke betalingsformer som brukes, og hvilke rutiner som sikrer riktig, sikker og rettidig utbetaling.

Formålet er å sikre at betalinger behandles korrekt og i samsvar med gjeldende regelverk, at tap av midler reduseres, og at betalingstransaksjoner er sporbare og reviderbare.

Hovedinnholdet omfatter vanligvis betalingsinitiering og dokumentasjonsgrunnlag (faktura, avtale), godkjenningsnivåer og prosess for opprettelse av betalingsfiler, betalingsløp og gjennomføring, avstemming mot regnskap og bankkonto, samt arkivering av betalingsdokumentasjon. Instruksen fastsetter også krav til internkontroll, risiko- og sårbarhetsvurdering samt sikkerhetstiltak som autentisering, tilgangskontroll og logging.

Roller og ansvarsområder er sentrale: krav om to- eller fler-persons godkjenning for kritiske betalinger, oppdelte arbeidsprosesser og regelmessig rapportering og revisjon.

Forholdet til regelverk og standarder handler om samsvar med regnskaps- og bokføringsregelverk, samt eventuelle offentlige retningslinjer. Betalingsinstruksen kan være en del av en overordnet internkontrollpolicy og variere mellom sektorene; i privat sektor er den ofte en del av finans- og innkjøpspolicyen, mens offentlig sektor ofte er detaljert i kommunale eller statlige retningslinjer.

Se også: betalingsprosess, fakturaer, bankoppgjør, internkontroll.