Asiakaspalautelomake

Asiakaspalautelomake on lomake, jonka yritys tai organisaatio tarjoaa asiakkaille palautteen antamista varten. Lomake voi olla verkkopohjainen, sähköinen tai paperinen ja sitä käytetään erityisesti ostokseen, palveluun tai tuotteen kokemukseen liittyvän palautteen keräämiseen.

Sen tarkoituksena on kerätä tietoa asiakkaan tyytyväisyydestä, havaituista ongelmista sekä kehitysehdotuksista. Tieto auttaa yrityksiä parantamaan tuotteita ja palveluita sekä seuraamaan laatutasoa.

Yleisiä kenttiä ovat nimi ja yhteystiedot, tilausnumero tai tuotteen sarja, arviointiasteikot (esim. 1–5), sekä avoin palaute tai tarkentavat kysymykset. Lomakkeessa voi olla myös valintoja palautteen kategoriasta, palautuskanavasta sekä suostumus henkilötietojen käsittelylle.

Palautelomakkeen käyttötapa voi olla verkkosivuilla, sähköpostipalautteena tai tuotepakkauksessa oleva linkki/QR-koodi. Tiedot siirretään usein asiakas- tai palautejärjestelmään tai CRM:ään, ja tarvittaessa henkilötiedot voidaan käsitellä ja säilyttää annetun tarkoituksen mukaisesti.

GDPR- ja muuta tietosuojalainsäädäntö asettavat vaatimuksia: palautteen antamisen yhteydessä on kerrottava, mihin tarkoitukseen data kerätään, miten kauan sitä säilytetään ja miten rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan. Suostumus henkilötietojen käsittelylle on annettava erikseen.

Suunnittelussa on kiinnitettävä huomiota saavutettavuuteen, mobiili- ja ruotsin- tai muun kieliversioinnin mahdollisuuteen sekä selkeään kieleen. Monikielisyys sekä selkeät ohjeet voivat parantaa vastausprosenttia. On tärkeää tarjota kiitosviesti ja mahdollisuus jatkotoimiin, kuten yhteydenottoon.

Haasteita ovat vastausprosentin alhainen taso, vastausten vinoutuminen sekä palautteiden hallinta ja priorisointi. Oikea toiminta palautteen jälkeen parantaa luottamusta ja asiakassuhteita.