Arkivklassifisering

Arkivklassifisering er prosessen med å ordne arkivmateriale i et strukturert system som letter lagring, tilgang og bevaring. Målet er å gjøre det enkelt å finne relevante dokumenter over tid og samtidig ivareta sammenhengen mellom dokumentene.

Hovedelementene bygger på arkivteori som respekt for fonds og opprettholdelse av opprinnelig rekkefølge. Dette innebærer en hierarkisk modell der materialet deles inn i fond (opphav), serier, mapper eller filer og undersystemer. Klassifikasjon kan baseres på funksjon (funksjonell klassifikasjon) eller på emne (emnebasert eller sakbasert klassifikasjon).

I praksis omfatter arkivklassifisering en rekke aktiviteter: innsamling og mottak av arkivmateriale, vurdering av bevaringsverdi (appraisal) og avgjørelse om hva som skal bevares eller kassasjoneres, og deretter systematisering i et katalogivt system. Bevaringsplaner og retensjonserklæringer fastsetter hvor lenge ulike kategorier dokumenter skal bevares.

Metadata og katalogisering er sentrale for søkbarhet. Vanlige verktøy inkluderer arkivkataloger og finding aids, ofte bygget etter standarder som ISAD(G) og ISAAR(CIP). Moderne praksis bruker også andre metadata-standards som Dublin Core eller MARC for elektroniske kataloger.

Arkivklassifisering er viktig for offentlige institusjoner, bedrifter og forskningsmiljøer, fordi den forbedrer tilgang, sikrer dokumentasjon av beslutninger og understøtter bevaring over tid. Utfordringer inkluderer endringer i organisasjoner, krevende bevaringsbehov og behov for vedlikehold av klassifikasjonssystemet.