Arkivforvaltning

Arkivforvaltning er den systematiske styringen av arkiver og arkivskapende virksomhet med mål om bevaring, tilgjengelighet og forståelse over tid. Den omfatter opprettelse, mottak, vurdering av arkivverdi, beskrivelse og klassifisering, lagring, bevaring og formidling av arkivene til brukere og interesserte parter.

Prinsipper og strukturer i arkivforvaltningen inkluderer integritet, autentisitet, kontekst og sporbarhet. For å støtte disse prinsippene brukes metadata, sak- og dokumentbeskrivelser, og klare taksonomier som legger grunnlaget for søkbarhet og kontroll. Arkivsystemer organiserer dokumenter og saker etter formaliserte strukturer som gjør det mulig å spore opprinnelse og endringer gjennom tid.

Livsløpet til arkiver består av faser som opprettelse og mottak, vurdering og utvelgelse av hva som har arkivverdi, beskrivelse og katalogisering, lagring og bevaring, samt tilgang og avlevering eller utlån. Retningslinjer, lover og regler avgjør hva som skal bevares, og hvor lenge, samt hvem som har rett til tilgang.

Digital arkivering innebærer bevaring av digitale filer, håndtering av formatmangfold, migrasjon og bevaring av metadata. Rammeverk som OAIS-modellen og standarder som ISO 15489, Dublin Core og PREMIS gir felles begreper og praksis for autentitet, bevaring og tilgjengeliggjøring over tid.

Organisering av arkivforvaltningen krever roller som arkivleder, arkivar og IT-arkivar, i tillegg til tett samarbeid mellom forvaltnings- og tekniske avdelinger. God arkivforvaltning støtter ansvarlighet, åpenhet og rettssikkerhet, og letter søk og forskning ved å sikre pålitelig tilgang til relevante arkivmaterialer.