Arkivbildningens

Arkivbildningen är processen genom vilken skriftliga och digitala dokument samt annan data systematiskt väljs, organiseras, bevaras och görs tillgängliga för ett framtida bevarande i arkiv. Den omfattar både skapandeorganens interna hantering av uppgifter och myndigheters eller företags långsiktiga arkivförvaltning. Syftet är att säkerställa trovärdighet, spårbarhet och långsiktig tillgång till information.

Centrala moment i arkivbildningen inkluderar värdering och gallring av material, arkivläggning och strukturering enligt fondprincipen och, där så är relevant, bevarandestandarder. Värderingen avgör vad som ska bevaras långsiktigt och vad som kan gallras. Arkivläggning innebär att materialet organiseras efter ursprungliga ordningar och relationer, beskrivs med metadata och registreras i finding aids så att användare snabbt kan hitta relevant information. Bevarandeåtgärder omfattar både fysisk lagring och digitalt bevarande, där formatkonvertering, fixering av metadata och kontroll av åtkomsthanteringar ingår.

Inom offentliga verksamheter är arkivbildningen ofta reglerad av nationell arkivlagstiftning och avtal mellan myndigheter och arkivinstitutioner. Arkivarier och arkivförvaltare ansvarar för att upprätthålla integritet, sekretess och offentlighetsprincipen där tillämpligt, samt för att möjliggöra forskning och insyn utan att kompromissa bevarandet av materialet.

Den digitala eran har förändrat arkivbildningen genom ökade krav på digitalisering, metadata och långsiktigt digitalt bevarande. Samarbeten mellan arkiv, IT och forskarsamhället är vanliga för att upprätthålla tillgång och bevarande över tid.