Arkivläggning

Arkivläggning är en central del av arkivvetenskapen och avser arbetet med att organisera och bevara arkivmaterial så att det behåller sitt bevarandevärde och blir tillgängligt för framtida bruk. I praktiken innebär arkivläggning att materialet sorteras och struktureras utifrån upphovsmannaskap och sammanhang, ofta enligt proveniensprincipen och den ursprungliga ordningen. Genom arkivläggningen skapas en tydlig struktur i arkivet där fonder delas upp i serier och där det blir enklare att hitta och tolka materialet.

Processen består av flera steg: värdering och gallring för att avgöra vad som ska bevaras; accessionering där nya arkiv tillförs och registreras; arkivbildning och arrangering av materialet i fonder, serier och arkivboxar; beskrivning och katalogisering som producerar finding aids och metadata enligt erkända standarder; och bevarandeåtgärder som konservering, digitalisering och överföring till digitalt bevarande. Bevarandeplaner tar hänsyn till lagring, miljö och format för att säkerställa autenticitet och långsiktig tillgänglighet.

Riksarkivet och andra arkivinstitutioner i Sverige utfärdar riktlinjer för arkivläggning och arkivbeskrivning, ofta i enlighet med internationella standarder som ISO 15489 och ISAD(G). Arkivprofessionella arbetar för öppenhet och tillgång samtidigt som sekretess- och integritetslagstiftning följs. Den digitala utvecklingen har ökat behovet av digital arkivering och metadataförvaltning, vilket kräver nya arbetsflöden och säkerhetsåtgärder.

En väl genomförd arkivläggning gör arkiven lättare att söka, tolka och använda för forskare, myndigheter och allmänhet, och bidrar till dokumentationen av samhällsförlopp och uppföljning av beslut över tid.