Arkistoselitteillä

Arkistoselitteillä tarkoitetaan arkistomateriaalin tunnisteita ja merkintöjä, jotka kiinnitetään fyysisiin aineistoihin tai niiden kansioihin. Niiden tarkoitus on tukea löytämistä, hallintaa ja säilytystä: selitteet antavat kontekstia, viittaavat alkuperään ja helpottavat luettelointia sekä hyllyttämistä.

Tyypillisiä arkistoselitteitä ovat kokoelman tunnus, arkiston numero, yksittäisen kohteen kuvaus, aikaväli sekä mahdolliset käyttöoikeudet tai säilytysvaatimukset. Selvittämätön tai epäselvä selite heikentää aineiston käytettävyyttä. Fyysisesti selitteet sijoitetaan yleensä näkyvästi kappaleen tai laatikon ulkopuolelle, esimerkiksi kansioiden selkämykseen tai laatikoiden etupinnoille, ja niiden on kestettävä käsittelyä sekä tavallista säilytystä.

Käytännössä arkistoselitteet voivat sisältää sekä lyhyen kuvauksen että viittauksia luettelointijärjestelmiin. Selitteiden sisällön tulisi olla pysyvää ja standardoitua niin, että ne tukevat sekä alkuperäisen kokoelman että myöhemmin tehtyä luettelointia. Hallinnassa selitteet päivitetään tarvittaessa, esimerkiksi muutettaessa kokoelman nimeä tai luokittelua.

Nykyisin monet arkistot yhdistävät fyysiset selitteet digitaalisiin metatietoihin. Viivakoodit ja QR-koodit sekä digitaalinen luettelointi mahdollistavat nopean tunnistamisen ja inventaarioiden hallinnan. Arkistoselitteet ovat osa laajempaa archivointiprosessia, jossa luettelointi, säilytys ja käytettävyys pyritään varmistamaan koko aineiston elinkaaren ajaksi.