Arkistokäytäntöihin

Arkistokäytäntöihin viittaa organisaation käytäntöjen ja ohjeiden kokonaisuus, jonka avulla asiakirjat ja muut arkistointikelpoiset aineistot hallitaan sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä. Tavoitteena on varmistaa aitous, eheys ja käyttökelpoisuus sekä täyttää lainsäädännön, hallinnon ja tutkimuksen vaatimukset.

Keskeisiä osa-alueita ovat asiakirjojen elinkaaren hallinta, johon kuuluu arvointi, luettelointi ja säilyttämissääntöjen määrittäminen; sekä kuvailu ja metadatointi, joiden avulla tiedot ovat löydettävissä ja ymmärrettävissä sekä nyt että myöhemmin. Digitaalisten aineistojen osalta keskeisiä toimenpiteitä ovat digitoinnin ja formatin hallinta, digitaalisen säilymisen suunnittelu sekä metadatastandardit kuten PREMIS ja METS, sekä kuvailustandardit kuten Dublin Core. EI- digitaalisessa kontekstissa korostuvat myös fyysisten arkistotilojen hallinta ja liitetiedostojen sekä provenance-tiedon säilytys.

Organisatoriselta kannalta arkistokäytännöt perustuvat hallintaan, riskien hallintaan sekä oikeuksien ja pääsyn sääntelyyn. Yleisiä viitekehyksiä ovat kansainväliset ja kansalliset standardit, kuten ISO 15489 Information and Documentation ja digitaalisen säilyttämisen viitekehys OAIS (ISO 14721). Lisäksi käytetään metatietomalleja kuten PREMIS ja METS sekä kuvailu- ja tiedonhallintastandardeja kuten Dublin Core.

Haasteita ovat sekä teknisiä että oikeudellisia: tiedon eheys ja aitous, metadatoinnin laadukkuus, tiedostomuotojen muutos- ja siirtokyky sekä säilytyksen kustannukset. Myös tietosuoja, yksityisyyden suoja ja tekijänoikeudet vaativat jatkuvaa huomiota. Arkistokäytännöt ovat dynaaminen ala, joka sopeutuu teknologian, lainsäädännön ja organisaatioiden tarpeiden muutoksiin.