Arkistointitietoa

Arkistointitietoa tarkoittaa kaikkea tietoa, joka liittyy arkistoitujen aineistojen hallintaan, säilyttämiseen ja löytämiseen. Se kattaa sekä alkuperäiseen lähteeseen ja kontekstiin liittyvän tiedon että aineiston tallennuksen ja hallinnan kannalta olennaiset tekniset ja hallinnolliset tiedot.

Metatiedot voidaan jaotella esimerkiksi deskriptiivisiin, teknisiin ja hallinnollisiin tietoihin. Deskriptiiviset metatiedot kuvaavat aineiston otsikon, tekijän, päivämäärät ja sisällön. Tekninen metatieto sisältää tiedostomuodon, koon, digitaaliset tarkistussummat ja tallennusmuodon. Hallinnolliset metatiedot puolestaan sisältävät säilytysaikataulut, vastuuhenkilöt, käyttöoikeudet sekä provenance-tiedon eli alkuperäisen säilyttämis- ja muutoshistorian.

Arkistointitiedon tarkoitus on varmistaa aineiston löytettävyys, aitous ja käyttökelpoisuus sekä helpottaa oikeudellisten ja eettisten velvoitteiden täyttämistä. Se tukee myös pitkäaikaista digitaalisia säilytystapoja ja riskien hallintaa.

Käytännön arjessa arkistointitietoa ylläpidetään standardien ja sisäisten ohjeiden avulla. Kansainvälisesti yleisiä viitekehyksiä ovat esimerkiksi Dublin Core -metatiedot, PREMIS-tietojen säilytysmetatiedot sekä METS- ja METS-XL -rakenteet. Organisaatiot soveltavat lisäksi omia luokitus- ja säilytyssääntöjään.

Tietoa arkistointitiedosta voidaan rajoittaa julkiseen pääsyyn tai suojata yksityisyyden ja luottamuksellisuuden vuoksi. Säännöt määrittävät, mitä metatietoja kerätään ja miten niitä jaetaan.