Arkistointisuunnitelman

Arkistointisuunnitelman käsite viittaa organisaation laatimaan suunnitelmaan siitä, miten sen asiakirjat ja muut tiedonlähteet kerätään, luokitellaan, säilytetään sekä lopulta hävitetään tai siirretään arkistoon. Suunnitelma kattaa koko asiakirjaelinkaaren ja määrittelee vastuut, prosessit sekä käytettävät järjestelmät, joilla tallennettu tieto säilyy oikeellisesti ja löydettävissä.

Arkistointisuunnitelman tarkoituksena on varmistaa tiedonhallinnan laatu, läpinäkyvyys ja oikeellisuus sekä noudattaa soveltuvaa lainsäädäntöä ja arkistointisuosituksia. Se tukee päätöksentekoa, helpottaa tiedon löytämistä, vähentää riskejä ja turvaa henkilötietojen käsittelyn sekä muiden arkistointitarpeiden yhdenmukaisuuden.

Keskeiset osa-alueet ovat luokitusjärjestelmä ja arkistointikohteiden määrittely, metatietomalli, sekä säilytys- ja poistokäytännöt eli säilyvyysajat ja poistojen aikataulut. Lisäksi suunnitelma sisältää vastuut sekä hallinnointirakenteen, ohjeet digitaalisten ja fyysisten arkistojen hallintaan, käyttöoikeudet ja tietoturva sekä siirrot viranomaisarkistoon tai pitkäaikaissäilytykseen.

Laatimisprosessi sekä ylläpito edellyttää nykytilan kartoitusta, toiminnan ja asiakirjojen arvonmääritystä, sidosryhmien osallistumista, suunnitelman hyväksymistä ja käyttöönottoa sekä säännöllistä päivittämistä ja seurantaa.

Säädöksellinen tausta ja ohjeistus: Suomessa arkistointisuunnitelmia ohjaavat arkistolaki ja Kansallisarkiston antamat ohjeet sekä julkishallinnon vaatimukset. Yksityisellä sektorilla suunnitelmien noudattaminen perustuu laadun, läpinäkyvyyden ja riskienhallinnan tarpeisiin sekä mahdollisiin sopimuksiin.