arkistointisuosituksia

Arkistointisuositukset ovat ohjeita ja periaatteita, jotka ohjaavat organisaatioita asiakirjojen ja digitaalisten tietoaineistojen pitkäaikaiseen säilyttämiseen, hallintaan ja saavutettavuuteen. Niiden tarkoituksena on turvata tiedon eheys, aitous ja käyttökelpoisuus sekä varmistaa lainmukainen, läpinäkyvä ja tehokas tiedonhallinta.

Keskeistä on elinkaaren hallinta: aineiston luominen, kartoitus, luokittelu sekä säilytys- ja poistopäätökset (retention). Digitaalisen arkistoinnin osalta suositukset painottavat vakaita, pitkäaikaisia formaatteja ja metatietojen järjestämistä. Suositeltuja formaatteja ovat esimerkiksi PDF/A asiakirjoille ja TIFF kuville, sekä tekstitiedostot yleisten standardien mukaisesti. Metatiedoissa korostuvat kuvaus- ja säilytysmetatiedot sekä preservations-metatiedot (esim. PREMIS, Dublin Core).

Tallennus- ja hallintaratkaisut tulisi toteuttaa monipuolisesti: redundanssi, säännölliset varmuuskopiot, hash-tarkistukset, versiointi ja auditointi. Pääsynhallinta sekä oikeuksien ja yksityisyyden suoja minimoivat luvattoman käytön, samalla varmistetaan asianmukainen saavutettavuus.

Implementointi näkyy käytännön ohjeistuksina ja vastuullisten roolien määrittämisenä sekä organisaation arkisto- ja tietohallinnon yhteistyönä. Säädösten ja sopimusten noudattaminen, tietosuoja sekä julkisuuslainsäädäntö vaikuttavat sekä sisällön valintaan että tallennukseen liittyviin käytäntöihin. Arkistointisuositukset voivat tulla kansallisista arkistoista, kirjastosektorin ohjeista tai organisaation omista ohjeista, ja niiden tehokas toteuttaminen vaatii resursseja sekä jatkuvaa arviointia.