Arkistointikyky

Arkistointikyky tarkoittaa organisaation tai järjestelmän kykyä säilyttää dataa ja asiakirjoja pitkäkestoisesti siten, että sekä sisältö että konteksti voidaan säilyttää ja tarvittaessa palauttaa. Arkistointi eroaa varmuuskopioinnista: arkistointi tähtää pitkäaikaiseen säilyttämiseen, oikeellisuuden ja käytettävyyden varmistamiseen sekä säädösten ja liiketoiminnan vaatimusten täyttämiseen.

Keskeisiä piirteitä ovat pitkäaikainen säilytys, eheyttä ylläpitävät prosessit (tarkistussummat), metatietojen hallinta (esim. kuvaus, provenance), formaattien stabilointi ja arkistomuoto, hakukelpoisuus sekä pääsynhallinta. Arkistointikyky edellyttää sekä teknisiä ratkaisuja että hallinnollisia käytäntöjä, jotta tiedot säilyvät luettavina ja hakeutuvina myös pitkän ajan kuluessa.

Tekniset ratkaisut vaihtelevat organisaation tarpeiden mukaan ja voivat sisältää WORM-tallennuksen, digitaalisia arkistoja sekä pilvi-arkistointipalveluita. Keskeistä on myös metadata- ja preservations-standardien käyttöönotto sekä tiedon eheydestä huolehtiminen keksimällä säännölliset palautettavuustestit ja säilytyksen valvonta.

Sovelluskohteita ovat esimerkiksi sähköpostin arkistointi, asiakirja-arkistointi, digitaalinen kirjeenvaihto ja tutkimusarkistot. Haasteisiin kuuluvat teknologian nopea muutos, formaattien vanhentuminen, riippuvuudet ohjelmistoihin sekä lainsäädäntö- ja noudattamisvaatimukset, kuten GDPR. Hyvä käytäntö sisältää selkeät säilytysaikarajat, laadukkaan metadata-strategian sekä säännöllisen migraation ja testauksen, jotta palautettavuus ja pitkäaikainen käytettävyys varmistuvat.

Arkistointikyky on tärkeä osa tietohallinnon ja digitaalisen säilytyksen kokonaisuutta, joka tukee sekä säädösten noudattamista että liiketoiminnan tiedonhallintaa.