Arkistointikriteerit

Arkistointikriteerit ovat joukko periaatteita ja vaatimuksia, joita käytetään määrittelemään, mitkä tiedot ja asiakirjat ovat säilyttämisen arvoisia pitkäaikaisessa arkistossa. Nämä kriteerit auttavat varmistamaan, että arkistot sisältävät olennaista ja merkityksellistä aineistoa tuleville sukupolville, tutkimukselle ja oikeudellisille tarkoituksille.

Yleisiä arkistointikriteereitä ovat aineiston historiallinen merkittävyys, sen osoittama toiminta tai päätöksenteko, sen laillinen tai hallinnollinen arvo, sekä sen todistusvoimaisuus. Arvioitaessa aineiston säilyttämistä otetaan huomioon myös sen ainutlaatuisuus, harvinaisuus ja potentiaalinen käyttö tulevaisuudessa. Tavoitteena on välttää tarpeettoman aineiston kertyminen, samalla kun varmistetaan kaiken olennaisen säilyminen.

Eri organisaatioilla ja arkistoilla voi olla omat erityiset arkistointikriteerinsä, jotka perustuvat niiden toimialaan ja kerättävän aineiston luonteeseen. Esimerkiksi valtionarkistoissa kriteerit keskittyvät usein hallinnollisiin ja lainsäädännöllisiin asiakirjoihin, kun taas tieteellisissä arkistoissa painopiste voi olla tutkimusaineistoissa ja julkaisuissa. Tietoaineistojen digitalisoitumisen myötä arkistointikriteereitä joudutaan jatkuvasti tarkastelemaan ja päivittämään vastaamaan uusia teknologisia ja aineistollisia haasteita.