Arkistointikontekstissa

Arkistointikontekstissa tarkoitetaan asiakirjojen syntyyn, käyttöön ja säilyttämiseen liittyvää taustaa sekä niitä suhteita, jotka auttavat ymmärtämään asiakirjojen merkityksen. Konteksti muodostuu sekä alkuperäisestä lähteestä ja organisaation toiminnasta että sen rakenteesta ja prosesseista, joissa asiakirjat ovat syntyneet ja kehittyneet.

Keskeisiä ulottuvuuksia ovat provenance eli alkuperäisyys, alkuperäinen järjestys sekä toiminnallinen konteksti. Provenance kuvaa asiakirjojen alkuperäistä omistajaa tai hallintaa sekä muodostumisprosessia; alkuperäinen järjestys säilyttää dokumenttien muodostaman liikekuvion ja yhteyden toisiinsa; toiminnallinen konteksti valaisee tarkoituksen, johon asiakirjat olivat alun perin tarkoitettuja ja miten niitä käytettiin.

Käytännössä arkistoinnissa kontekstin huomioiminen ohjaa kuvausta, luettelointia ja pääsyä tietoihin. Se vaikuttaa siihen, miten asiakirjat ryhmitellään, miten niihin viitataan ja miten säilyttäjä varmistaa aitouden sekä mahdollistaa oikean tulkinnan myös tulevaisuudessa. Arkistointikontekstin tallentaminen tapahtuu metadatan avulla sekä kokoelmarakenteen ja löytämisvälineiden kautta. Yleisimmät viitetavat ja standardit, joita käytetään kontekstin kuvaamiseen, ovat ISAD(G), ISAAR(CPF), EAD ja DACS.

Lyhyesti: arkistointikonteksti on keskeinen osa asiakirjojen ymmärrystä, sen oikeasta tulkinnasta sekä löydettävyyden varmistamisesta tutkimus- ja käyttötilanteissa.