Archivio

Archivio è un termine che può riferirsi sia al luogo sia all’insieme di documenti conservati da un ente, un’istituzione o una persona. In senso operativo, l’archivio è una collezione organizzata di materiali che hanno origine da attività amministrative, professionali o private e che, per la loro origine, contenuto e contesto, mantengono un valore di memoria, prova o informazione. Lo scopo principale è la conservazione a lungo termine e l’offerta di accesso a ricercatori, studiosi e pubblico autorizzato.

In archivistica si parla di fondi o collezioni: i documenti originati da una medesima entità formano un fondo che, a sua volta, si suddivide in serie, sotto-serie e singoli documenti. Il principio di provenienza e l’ordine originale guidano l’organizzazione dell’archivio, mentre la valutazione archivistica determina quali elementi conservare e perché. La descrizione archivistica, spesso espressa attraverso finding aids, fornisce strumenti di accesso e permette la ricostruzione del contesto storico e amministrativo dei materiali.

Gli archivi includono versioni fisiche e digitali. La conservazione copre interventi di preservazione, gestione dei materiali, restauro quando necessario e, nel caso digitale, la gestione di metadati, formati durevoli e strategie di preservazione quali migrazione o emulazione. Standard internazionali come ISAD(G), ISAAR(CPF) e ISRD(G) definiscono come descrivere fondi, responsabili e contesto, mentre modelli come OAIS guidano l’archiviazione di oggetti digitali.

Tipi comuni includono archivi pubblici, privati, aziendali e familiari. L’accesso può essere pubblico o soggetto a restrizioni per motivi di privacy, diritto d’autore o sicurezza, bilanciando conservazione e diritto degli utenti a consultare il materiale.